Die Migration der klassischen, transaktionalen SAP HCM Welt hin zum SuccessFactors® (SF) Cloud-Service ist ein Paradigmenwechsel. SuccessFactors® ist per se um ein Vielfaches selbsterklärender. Die integrierten Selfservices werden in der Personaladministration spürbar Zeit und Ressourcen sparen. Diese Vorteile erschließen sich jedem der sich mit SF auseinandersetzt. Um es vorweg zu nehmen: Dieser Paradigmenwechsel, oder nennen wir es Transformation, birgt die Chance auf massive Standardisierung, Rückbau von historisch gewachsenen IT-Landschaften und Legacy-Systemen, intuitives Handling, mobile Selfservices und Social Media Integration. Ganz sicher werden Sie die (HR)IT-Administrationsaufwendungen senken, auch wenn der eine oder andere Mitarbeiter ein anderes Gefühl entwickelt. Nachfolgend einige Perspektiven die dieser Wandel mit sich bringt.

Neue Chancen für IT-Administration und Support

Für ein Unternehmen, das sich über Microsoft Access oder gar Excel administriert, ist der Weg zu SuccessFactors® einfach zu skizzieren. Wesentliche Aspekte sind die zukünftige Datenadministration, erforderliche HR-Prozesse sowie die technische Verfügbarkeit des Cloud Service am jeweiligen Standort. Leider beginnen die wenigsten Unternehmen auf der „grünen Wiese“. Für einen international agierenden Konzern, der mit zum Teil beachtlichen fachlichen und technischen Aufwand global SAP HCM Prozesse etabliert hat, werden folgende technische Aspekte bedeutsam:

Werden die HR Core Data zukünftig vollständig in SF verwaltet? Müssen historische HR-Daten migriert werden?

Wird eine hybride Softwarebereitstellung (SF + SAP HCM klassisch) gewählt?

Wie sind die Schnittstellen zu gestalten, um zum Beispiel Daten im Employee Profile (SF-Komponente) zu pflegen, während die Abrechnung in der klassischen SAP Payroll erfolgt?

Gibt es Third Party Add-ons die ich auch in Zukunft benötige? Personalakte, Zeugniserstellung, Business Warehouse …

Welche funktionalen und technischen (SF)Skills müssen in der Support Organisation angesiedelt werden, um die Maintenance Prozesse für SuccessFactors® sicherzustellen?

Welche Chancen bieten sich zur Einbindung weiterer Anwendungen wie HR Shared Service Center Framework, Rechnungswesen, eLearning etc?

Ein essenzielles (IT)Thema ist das unternehmensinterne Deployment neuer SF Modul-Releases, die im Regelfall quartalsweise von SAP ausgeliefert werden. Vor Veröffentlichung können Kunden vier Wochen lang testen, um funktionale Beeinträchtigungen an SAP zu melden. IT- und Fach-Tester müssen in diesem Zeitraum in ausreichender Zahl anwesend sein. Alternativ entkoppeln Sie die internen Maintenance-Prozesse vom SF Release-Zyklus.

Übrigens: Betrachten Sie beim „Abschalten“ von IT-Anwendung die Vertragssituation. Unter Umständen müssen Wartungsverträge mit langer Kündigungsfrist gelöst werden.

HR Prozesse und HR-Services – alles beim Alten?

SuccessFactors® befördert die Vereinheitlichung auf fachlicher wie technischer Ebene. Für ein Unternehmen mit zahlreichen Ländergesellschaften und Entitäten ist dieser Effekt betriebswirtschaftlich lohnend. Dennoch ist es wichtig ein klares Bild darüber zu haben, welche Prozesse das jeweilige SF-Modul bedient und wo gegebenenfalls der heute gelebte HR-Prozess verändert werden muss, zugunsten eines medienbruchfreien Datenaustauschs zwischen verschiedenen SF-Modulen. Und auch den im Unternehmen verankerten Rollen, dem Reporting und das Vorhandensein von spezialisierten HR-Tools (eAkte, Vertragserstellung) muss Rechnung getragen werden. Dem Datenschutz und unternehmenseigenen Vereinbarungen und Richtlinien sowieso.

Der Weg in die Cloud

Es gibt verschiedene Pfade, um den Gang vom On premise SAP HCM hin zum Cloud-basierten SuccessFactors® zu gehen. Eine mittel- bis langfristige Migration ist ebenso möglich wie nahezu ein vollkommener Neustart in 4 – 14 Monaten.

Eventuell bietet es Vorteile mit einem SF-Modul zu beginnen dessen Fachfunktion bisher nicht vorhanden war, wie häufig Performance & Goals oder Succession & Development. So sammeln Sie erste Erfahrungen mit dem Vorgehensmodell einer Cloud Implementierung. Bei einer hohen Beschäftigungszahl und gegebenenfalls existenten Shared Service Center Strukturen ist es sinnvoll, mit SuccessFactors® Employee Central zu beginnen, um die (HR)Administration zu entlasten.

Fazit: Für Unternehmen und Organisationen die stetig im Wandel sind, wo Beteiligungen und Zu- oder Verkäufe die Größe und Prozesse des Unternehmens stetig transformieren, ist flexible IT unerlässlich. Die Führungskraft bis hin zum Blue Collar erwarten, dass eine nach außen hin innovative Marke auch im Innenverhältnis zeitgemäß agiert. Hierbei unterstützt Sie SuccessFactors® definitiv.

Autor: Torsten Pfeiffer

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